Biuro w Internecie

W Internecie znajdziemy dziś setki najróżniejszych, fantastycznych usług i aplikacji webowych, stworzonych z myślą o usprawnieniu pracy w przedsiębiorstwach. Poniżej przedstawiamy krótki przewodnik po najciekawszych z nich.

W wielu polskich firmach - zwłaszcza tych małych i średnich - panuje informatyczne zacofanie (delikatnie rzecz ujmując) pod względem znajomości najnowszych technologii. Wydaje się, że istnieją dwa główne czynniki zniechęcające właścicieli małych i średnich firm do korzystania z nowoczesnych, opartych na sieci Web, rozwiązań informatycznych. Pierwszym jest przekonanie, że takie aplikacje są przeznaczone tylko dla dużych korporacji, drugim - obawa przed wysokimi kosztami i problemami podczas wdrażania. Oba te poglądy to mity, i to dość szkodliwe, bo powstrzymujące firmy przed korzystaniem z innowacyjnych, naprawdę ułatwiających codzienną pracę usług. Nie tylko Office Najważniejszym oprogramowaniem dla każdej firmy jest z pewnością pakiet aplikacji biurowych - zestaw oprogramowania, w skład którego wchodzi zwykle klient poczty, edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do przygotowywania prezentacji. Dla wielu użytkowników synonimem pakietu biurowego jest MS Office - i trudno się dziwić, bo to niezwykle popularne oprogramowanie. Z tego też pewnie wynika niezwykłe przywiązanie wielu firm do produktu Microsoftu - dla wielu przedsiębiorstw unowocześnianie oprogramowania sprowadza się do kupowania kolejnych wersji MS Office. Nie ma w tym oczywiście nic złego, bo Microsoft rozwija swój produkt w przemyślany sposób, ale warto pamiętać, że dostępne są całkiem interesujące produkty alternatywne. Nie mamy tu na myśli open source’owych OpenOffice czy LibreOffice, lecz pakiety biurowe dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Najpopularniejszym z nich jest produkt koncernu Google - pakiet aplikacji o niespecjalnie oryginalnej nazwie Dokumenty Google. W podstawowej, darmowej wersji, Google oddaje do dyspozycji użytkownika edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji, narzędzie do tworzenia formularzy oraz prosty edytor rysunków. Oczywiście, w pakiecie jest też kalendarz oraz klient poczty (dwie ostatnie aplikacje nie są tak naprawdę składnikiem Dokumentów, ale użytkownik ma do nich łatwy dostęp z poziomu serwisu Google, w którym obowiązuje pojedyncze logowanie - wystarczy raz zalogować się do Google, by mieć łatwy dostęp do wszystkich aplikacji). Użytkownikom przyzwyczajonym do dopracowanego od strony wizualnej produktu Microsoftu Dokumenty Google mogą wydawać się dość ascetyczne i ubogie, ale wystarczy chwilę popracować z tym produktem i szybko zorientujemy się, że choć wygląda to trochę gorzej niż MS Office, to jednak bez problemu znajdziemy tu wszystkie niezbędne narzędzia. Podstawowym atutem Dokumentów - i większości innych pakietów biurowych dostępnych z poziomu przeglądarki - jest możliwość wspólnego pracowania nad danym plikiem z kilkoma innymi osobami. W przypadku tradycyjnych pakietów biurowych też jest to możliwe, ale zwykle wymaga tworzenia lokalnego serwera. W Dokumentach Google cały ten proces jest zdecydowanie łatwiejszy - wystarczy podać adresy e-mail współpracowników i zdefiniować poziom ich uprawnień. Resztą zajmie się Google. Dodajmy, że w płatnym wariancie produktu Google (ceny zaczynają się od 50 USD rocznie za licencję dla jednego użytkownika) otrzymujemy dodatkowo możliwość rozbudowanej synchronizacji danych i poczty, ochrony dokumentów oraz korzystania z dodatkowych zabezpieczeń. Nie tylko Google Opisany powyżej produkt przez dłuższy czas niepodzielnie rządził w kategorii "internetowe pakiety biurowe". Zjawisko to było na tyle wyraźne, że zagrożony poczuł się Microsoft, do niedawna raczej lekceważący konkurentów oferujących oprogramowanie w modelu online. Firma postanowiła zareagować na popularyzowanie się Dokumentów Google - reakcja polegała na przygotowaniu produktu o nazwie MS Office Web Apps. Trzeba przyznać, że koncern z Redmond postąpił sprytnie - MS Office Web Apps oferuje zestaw funkcji i aplikacji bardzo podobny do tego, który znajdziemy u Google, ale w interfejsie bardzo zbliżonym do tego, który użytkownicy znają z tradycyjnego Office’a. Microsoft wyszedł z całkiem słusznego założenia, że użytkownicy, którzy zamierzają dopiero zacząć korzystać z pakietu biurowego dostępnego online chętniej wybiorą taki, który będzie wyglądał znajomo. I rzeczywiście, osoba, która wcześniej używała MS Office 2003 czy 2007, bez większych problemów odnajdzie się w świecie Office Web Apps. Do dyspozycji mamy tu podobny zestaw aplikacji, jak w przypadku Dokumentów Google - jest edytor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, program do przygotowywania prezentacji PowerPoint oraz aplikacja do notowania OneNote. Podobnie jak w Google, również Microsoft oferuje rozbudowane narzędzia do pracy grupowej, z możliwością zapisywania i synchronizowania danych w serwisie SkyDrive. Dodajmy, że do niedawna produkt Microsoftu miał poważną wadę - do pracy grupowej nad bardziej skomplikowanymi dokumentami niezbędne było... posiadanie pełnej desktopowej wersji danej aplikacji (np. PowerPointa). Rozwiązanie to było absurdalne i tak naprawdę totalnie sprzeczne z ideą pracy online - nic więc dziwnego, że koncern z Redmond w końcu z niego zrezygnował. Dodajmy, że Microsoft oferuje zarówno bezpłatną (nieco okrojoną), jak i płatną wersję swojego online’owego pakietu biurowego (to Office365, wyposażony m.in. w rozbudowane funkcje współpracy grupowej oraz bogaty zestaw narzędzi korporacyjnych - m.in. Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online, Office Proffesional Plus). W przypadku tego drugiego ceny licencji zaczynają się od ok. 5 euro miesięcznie. Bez synchronizacji ani rusz Oba omówione powyżej produkty - zarówno Dokumenty Google, jak i MS Office Web Apps - oferują możliwość synchronizowania danych (dokumentów, poczty, zdjęć itp.). W Internecie działają też usługi i serwisy specjalizujące się wyłącznie w udostępnianiu i współdzieleniu danych - jeśli w jakiejś firmie szczególnie często zachodzi potrzeba dystrybuowania dużych porcji danych, warto się nimi zainteresować. Bardzo ciekawym produktem jest Dropbox. Jest to usługa, w ramach której dostajemy do dyspozycji przestrzeń dyskową na serwerach dostawcy. To rodzaj wirtualnego dysku, do którego możemy błyskawicznie uzyskać dane z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Na pierwszy rzut oka nic w tym odkrywczego, ale Dropbox ma kilka cech charakterystycznych, które sprawiają, iż jest to wyjątkowo przydatne narzędzie. Po pierwsze, z Dropboksa możemy korzystać praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do Internetu - wystarczy do tego przeglądarka internetowa lub aplikacja kliencka, która dostępna jest na wszystkie popularne platformy (od Windows, przez Mac OS X, Androida, iOS itp.). Kolejnym atutem jest prostota obsługi - jeśli ktoś radzi sobie z otwieraniem folderów w Windows, poradzi sobie też z Droboksem. Aplikacja kliencka umożliwia bowiem zdefiniowanie lokalnego folderu, który będzie automatycznie synchronizowany z zasobami przechowywanymi online. Dzięki temu zawsze mamy dostęp do najnowszych wersji naszych danych. Do czego Dropbox może przydać się w firmie? Zastosowań są tysiące - dość wspomnieć o łatwym dystrybuowaniu wśród pracowników potrzebnych w codziennej pracy danych (cenników, ofert, raportów), automatycznym wykonywaniu kopii zapasowych czy wygodnym dystrybuowaniu dużych plików (Dropbox umożliwia wygenerowanie bezpośredniego odnośnika do wybranego pliku - wystarczy wstawić do e-maila odpowiedni link). Dropbox w wersji podstawowej jest bezpłatny - w tym wariancie otrzymujemy do dyspozycji 2 GB przestrzeni dyskowej. Dopłacamy za dodatkowe gigabajty (maksymalnie możemy mieć do dyspozycji 100 GB za 19,99 USD miesięcznie). Podobny zakres funkcji oferuje również serwis SugarSync. Tu także możemy wygodnie synchronizować wskazane zasoby, i to nie tylko między komputerami, ale również na najróżniejszych urządzeniach mobilnych. Atutem serwisu jest wygodny interfejs, zestaw interesujących funkcji dodatkowych (m.in. obsługa wersjonowania plików - użytkownik ma dostęp do 5 kolejnych wersji danego dokumentu) oraz większa niż w przypadku Dropboksa pojemność darmowego konta - 5 GB. Maksymalnie możemy wykupić do 250 GB przestrzeni dyskowej za 249 USD rocznie. Bo warto mieć plan W codziennej pracy przydaje się jeszcze jeden typ narzędzi - programy do zarządzania projektami. Choć wielu osobom takie narzędzia kojarzą się z wielkimi korporacjami, to każdy, kto choć raz miał okazję realizować jednocześnie kilka różnych zadań, wie doskonale, jak odpowiednio dobrany program do planowania czasu pracy może ułatwić codzienną pracę. Do tego celu można oczywiście wykorzystać najzwyklejszy kalendarz, w którym zdefiniujemy sobie zadania do wykonania na dany dzień, tydzień czy kwartał. Ale znacznie lepsze efekty osiągniemy, jeśli zdecydujemy się na korzystanie z wyspecjalizowanego narzędzia, stworzonego właśnie z myślą o planowaniu pracy. Będzie ono szczególnie przydatne, jeśli do naszych zadań należy również nadzorowanie innych osób - dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu będziemy mogli w łatwy sposób monitorować ich postępy. Z naszych doświadczeń wynika, że najwygodniejsze w codziennej pracy są aplikacje do zarządzania projektami dostępne właśnie w trybie online - choćby dlatego, że można z nich korzystać z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia. Większość z nich jest płatna, ale cena pojedynczej licencji zwykle nie jest wygórowana, a poza tym prawie wszystkie aplikacje można przez pewien czas za darmo przetestować. Jedną z najpopularniejszych usług tego typu jest dostępny również w polskiej wersji Basecamp. Pozwala on tworzyć zadania i listy zadań, w których możliwe jest stałe monitorowanie postępów prac czy odnotowywanie zrealizowania istotnych etapów (tzw. kamienie milowe). Atutem jest również rozbudowany system powiadomień oraz narzędzia do komunikacji pomiędzy współpracownikami (m.in. chat). Ciekawą propozycją jest również Wrike oferujący podobną funkcjonalność, ale dodatkowo wyposażony w możliwość tworzenia rozbudowanych wykresów, wygodne udostępnianie plików oraz rozbudowane wsparcie dla większości popularnych platform mobilnych. Dodajmy, że polscy internauci mają do dyspozycji również polskie usługi do zarządzania projektami, np. Isido czy Goprojekt.pl. Ceny zaczynają się od ok. 30 zł za miesiąc (w podstawowym wariancie - z ograniczoną liczbą projektów i niewielką przestrzenią dyskową na dane). Wybieraj starannie! Warto pamiętać, że wybierając aplikację sieciową dla firmy podejmujemy decyzję, która wpływać będzie na pracę przedsiębiorstwa przez wiele miesięcy, a może nawet lat. Dlatego nie warto się z tym spieszyć - najlepiej na spokojnie usiąść ze współpracownikami i zastanowić się, czego dokładnie oczekujemy od danej aplikacji, jakie powinna mieć funkcje i czym wyróżniać się na tle konkurencji. Później warto ją starannie przetestować w codziennej pracy (większość dostawców umożliwia skorzystanie z bezpłatnej wersji testowej) - i dopiero wtedy, jeśli okaże się odpowiednia, wykupić licencję.